PENGAWASAN

Pengertian Pengawasan

Merukapan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan, dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan, yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencana, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan, dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengawasan perlu dilakukan pada setiap tahap agar mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan. Mungkin perbaikan-peraikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak.

Dapat pula mengukur perubahan-perubahan besar seperti:

a. Menyusun kembali rencana baru

b. Menetapkan sasaran target baru

c. Perubahan struktur organisasi

d. Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai

Untuk mengadakan perubahan-perubahan tersebut, menejer perlu mempelajari rencana yang lampau agar diketahui kelemahan-kelemahannya, memastikan apa yang telah terjadi dan mencari sebab-sebabnya. Dengan demikian, langkah-langkah yang perlu diambil untuk menghindari terulangnya kembali kesalahan-kesalahan yang pernah terjadi.

Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap, memungkinkan bagi menejer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bisa dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.

B. Langkah-Langkah Pengawasan

Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah:

a. Menciptakan standar

Ø Standar merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Standar yang dibuat biasanya didasarkan pada suatu kondisi, atau kemampuan kerja yang normal. Bentuk standar dapat dibedakan ke dalam 2 macam bentuk, yaitu:

o Standar kuantitatif

Merupakan suatu standar yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu, misalnya:

- Jam kerja mesin (Machine Hour)

- Jam kerja tenaga langsung (Direct Labor Hour)

- Satuan barang (Unit Product)

- Ongkos

- Pendapatan

- Investasi

o Standar kualitatif

Dapat berupa:

- Pendapat umum

- Langganan

- Buruh

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar

Langkah kedua ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi. Kecuali itu, langkah ke dua ini dapat pula dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi.

c. Melakukan tindakan koreksi

Langkah ke tiga ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijakan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standarnya. Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah:

Ø Menghayati masalah-masalah yang dihadapi

Ø Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan

Ø Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut

Ø Kemungkinan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat

Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah di atas, perlu terlebih dahulu mencari informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dibutuhkan tersebut meliputi informasi tentang kemajuan yang telah dicapai, dan informasi tentang adanya penyimpangan. Informasi tersebut akan diperoleh setelah kegiatan-kegiatan sudah dilakukan. Sedangkan kegiatan itu sendiri memproses input yang berupa sumber-sumber ekonomi atau faktor-faktor produksi, dan melakukan suatu rencana yang telah ditetapkan lebih dulu. Secara keseluruhan proses pengawasan ini dapat digambarkan seperti pada gambar di bawah:

C. Syarat-Syarat Pengawasan yang Baik

Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat:

a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).

b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan

d. Pengawasan haru obyektif, teliti, dan sesuai dengan standar yang digunakan

e. Pengawasan harus luwes atau fleksibel

f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

g. Pengawasan harus ekonomis

h. Pengawasan harus mudah dimengerti

i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi